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Strategischer indirekter Einkauf: Definition, Stellenwert und Vorteile

Immer mehr Unternehmen erkennen den Stellenwert des indirekten Einkaufs und entwickeln entsprechende Strategien. Der indirekte Einkauf beziehungsweise das Indirect Procurement betrifft Materialien, die nicht unmittelbar in den Produktionsprozess einfließen, aber dennoch von zentraler Bedeutung sind. Dies wirft die Frage auf, wie Unternehmen die Beschaffung dieser Materialien strategisch sinnvoll umsetzen können und welche Vorteile sich daraus ergeben. 

Mittwoch, 12.12.2018, 10:30 Uhr
Digitales: Strategischer indirekter Einkauf: Definition, Stellenwert und Vorteile
Beim Einkauf können Unternehmen Einiges optimieren. Foto: Colourbox.de

Definition und Abgrenzung

Der strategische Einkauf eines Unternehmens lässt sich grob in die Sparten des direkten und des indirekten Einkaufs untergliedern. Direkter Einkauf betrifft Güter und Betriebsmittel, die unmittelbar über Stücklisten oder Rezepturen in die Endprodukte einfließen. Diese tragen auch die Bezeichnung Production Materials. Das Einkaufsvolumen beim indirekten Einkauf beträgt im Durchschnitt um die 50%

Der indirekte Einkauf entspricht den übrigen 17 bis 25 Prozent des Beschaffungsvolumens und betrifft entsprechend die so genannten Non-Production-Materials. Darunter sind solche Güter und Dienstleistungen zu verstehen, die nicht unmittelbar in den Produktions- oder Herstellungsprozess einfließen. Typische Beispiele für den indirekten Einkauf sind beispielsweise die informationstechnische Infrastruktur, Reinigungsmaßnahmen, Kauf von Druckerzeugnissen oder Beratungs-Dienstleistungen (es sei denn, es handelt sich um auf diese Waren und Dienstleistungen spezialisierte Unternehmen). 

Herausforderungen

Die mit dem indirekten Einkauf verbundenen Anforderungen sind andere als die des direkten Einkaufs. Der indirekte Einkauf ist tendenziell mit nur wenigen Materialien, Einzelteilen oder Leistungen verbunden. Dies hat zur Folge, dass der Anteil an wiederholbaren Beschaffungen beim indirekten Einkauf gering ist. Daher lassen sich Auswertungen oder Berechnungen des Einsparpotentials auf Basis von Mengen und Preisen nicht gut anwenden. Von größerer Bedeutung ist hingegen die Transparenz. Aus diesem Grund gehört ein durchdachtes Content Management zu den Herausforderungen des strategisch indirekten Einkaufs. In diesem Zusammenhang sind sämtliche Belege aufzubewahren und zuzuordnen. Dies betrifft die Bestellpositionen sowie Rechnungen aller indirekten Warengruppen und Einkaufskategorien. Diese dienen als Grundlage für Baseline-Kennzahlen, die Einkaufsverantwortliche benötigen, um Strategien festzulegen oder Verhandlungen zielorientiert zu führen. 

Vorteile des strategisch indirekten Einkaufs

Mit der Einführung einer Strategie für den indirekten Einkauf sind mehrere Vorzüge verbunden, die sich auf die gesamte Unternehmensstruktur erstrecken. Ohne zugrunde liegende Strategie tendiert der indirekte Einkauf oft zum so genannte Maverick Buying. Diese auch als wilder Einkauf bezeichnete Beschaffungsmethode beschreibt die eigenmächtige Beschaffung von Materialien durch verschiedene Unternehmensabteilungen. Die Einkaufsabteilung wird hier nicht mit einbezogen, weshalb die Übersicht verloren geht und meist nur eine kurzfristige Befriedigung der Bedarfe möglich ist. Der strategisch indirekte Einkauf setzt dem eine transparente Methode entgegen, durch die sich die Probleme des wilden Einkaufs beheben lassen. Der Bedarf lässt sich präzise ermitteln, woraufhin sich Bestellungen indirekter Güter bündeln lassen. 

Damit verbunden ist weiterhin der Vorteil, dass sich Rechnungen vereinheitlichen lassen, was zu einer klaren Kostenaufstellung und damit mehr Übersicht führt. Andere Abteilungen wie etwa Controlling, Rechnungswesen und Buchhaltung profitieren von einer einheitlichen Datenbasis. Auf deren Grundlage lassen sich viele Arbeiten beschleunigen. Weiterhin dienen die gewonnenen Daten als Grundlage weiterer und zukünftiger indirekter Beschaffungsmaßnahmen. 

Ein weiterer Vorzug eines strategisch durchdachten indirekten Einkaufs ist die damit verbundenen bessere Verhandlungsposition gegenüber Zulieferern und Lieferanten. Wer den Bedarf an indirekten Gütern kennt, kann langfristige Verträge aushandeln , die Leistungen klar definieren und Beschaffungsvolumina bündeln. Auf dieser Grundlage lassen sich günstigere Konditionen aushandeln, während die Qualität der Leistungen mittel- und langfristig gewährleistet bleibt.

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