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VoIP Telefonie: Arbeiten im Homeoffice gelingt oft nur mit der richtigen Technik

Im Jahr 2020 wurden die gewohnten Arbeitsprozesse in vielen Unternehmen auf den Kopf gestellt. Wegen der Corona-Pandemie und der damit verbundenen Einschränkungen hat sich der Trend zum dezentralen Arbeiten verstärkt. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter nicht mehr permanent von einem festen Arbeitsplatz im Büro arbeiten, sondern die Möglichkeit des Homeoffices nutzen. Dank einer modernen IT-Infrastruktur finden sie dort dieselben Arbeitsbedingungen vor und sind in den Abläufen nicht eingeschränkt. Dazu wird unter anderem "Voice over IP"-Telefonie (VoIP) benötigt. Im Homeoffice ist darauf zu achten, dass die Hardware und die Software den gängigen Sicherheitsstandards entsprechen. Nur dann können Unternehmen ihre Mitarbeiter beruhigt aus dem Homeoffice arbeiten lassen.

Dienstag, 01.12.2020, 03:45 Uhr aktualisiert: 01.12.2020, 15:48 Uhr
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Foto: Colourbox

Was ist VoIP-Telefonie?

Herkömmliche ISDN-Anschlüsse haben seit einigen Jahren ausgesorgt. Wer heute einen Internetvertrag bei einem Anbieter unterzeichnet, erhält zugleich eine oder mehrere VoIP-Rufnummern. Mit ihnen ist das Telefonieren über das Internet möglich. Die Telefonnummern bestehen aus einer Ortsvorwahl und einer Rufnummer. Anhand der Telefonnummer ist nicht erkennbar, ob es sich um eine VoIP-Rufnummer handelt. Auch das Telefonieren funktioniert identisch.

Wer eine VoIP-Rufnummer hat, kann diese auf unterschiedliche Weise nutzen. Zum einen ist es möglich, die Zugangsdaten in den Router einzuprogrammieren. An den Router wird dann ein Telefon anzuschließen, das das Session Initiation Protocol (SIP) unterstützt. Dabei handelt es sich um ein modernes Telefon, das genauso genutzt wird wie ein herkömmliches. Gegebenenfalls ist es sogar möglich, ein Telefon, das bereits im Haushalt vorhanden ist, für VoIP-Telefonie zu nutzen.

Die zweite Variante ist ein sogenanntes Softphone . Es handelt sich um eine Software für den Computer, die ein Telefon imitiert. Bei einem Softphone werden die Zugangsdaten nicht im Router gespeichert, sondern in der Software. Hat der Computer Zugang zum Internet, kann das Softphone mit einem Headset genutzt werden. Dadurch ist es beispielsweise möglich, das Homeoffice in den Garten zu verlegen und trotzdem erreichbar zu sein.

Moderne Smartphones sind eine Mischung aus klassischem Hardware-Telefon und Softphone. Für die Geräte gibt es Apps, die mit den Daten des Telekommunikationsanbieter konfiguriert werden. Da die Bedienung eher an jene eines herkömmlichen Telefons erinnert, greifen viele Nutzer zur VoIP-Telefonie mit Vorliebe auf ein Smartphone zurück. Auch in diesem Fall ist zum Telefonieren eine Internetverbindung erforderlich. Da Smartphones Zugang zum Mobilfunknetz haben, können sie sogar ortsunabhängig verwendet werden.

Welche Vorteile bietet VoIP-Telefonie?

VoIP ermöglicht, die Arbeitsabläufe aus dem Büro weitestgehend auch im Homeoffice aufrechtzuerhalten. Ist die cloudbasierte Telefonanlage richtig konfiguriert, können die Mitarbeiter auch zu Hause ihre Durchwahlen nutzen. Dadurch ist es unter anderem möglich, eingehende Anrufe an die zuständigen Kollegen weiterzuleiten, selbst wenn die Mitarbeiter räumlich getrennt sind. Wer ein professionelles Softphone-Programm nutzt, kann zudem weitere Möglichkeiten der internen Kommunikation schaffen. Die Mitarbeiter können sich in Chats untereinander absprechen oder Konferenzen für eine größere Anzahl von Teilnehmern erstellen. Daneben beinhalten die Softwarelösungen auch Funktionen, um Dateien untereinander auszutauschen.

Für Unternehmer ist von Vorteil, dass VoIP-Anlagen problemlos erweiterbar sind. Schließlich müssen nicht zwangsläufig zusätzliche Telefone angeschafft werden. Alles, was benötigt wird, ist die entsprechende Software. Das ermöglicht eine kostengünstige Expansion oder Outsourcing an einen externen Dienstleister, der eingehende Telefonate bearbeitet.

Da die Telefonanschlüsse mehrfach konfiguriert werden können, bedeutet dies auch eine gute Erreichbarkeit des Unternehmens. Sollte beispielsweise der Computer eines Mitarbeiters defekt sein, kann das Handy mit der passenden App bestückt werden, um VoIP-Telefonate zu führen. Außerdem ist es möglich, Durchwahlen mehreren Personen zuzuordnen, falls ein Mitarbeiter beispielsweise wegen einer Krankheit nicht verfügbar ist.

Funktionierende VoIP-Systeme geben den Mitarbeitern die Gelegenheit zum mobilen Arbeiten. Wer beispielsweise über kein eigenes Homeoffice verfügt und in einem Coworking Space arbeitet, ist auch außerhalb des eigenen WLAN-Netzwerks erreichbar. Auch für sogenannte "Digitale Nomaden" ist die VoIP-Telefonie gut geeignet. Bei ihnen handelt es sich insbesondere im junge Berufstätige, die überwiegend in kreativen und IT-Berufen tätig sind die Welt erkunden. Somit haben sie keinen dauerhaften Wohnsitz. Sie können aus allen Teilen der Erde ihrer Beschäftigung nachgehen. Alles, was sie dazu benötigen, sind eine Internetverbindung und einen Computer.

Welche Sicherheitsrisiken bietet VoIP-Telefonie?

Für das richtige IT-Security Mindset im Homeoffice zu sorgen, ist für Unternehmen von elementarer Bedeutung. Schließlich geht es darum, Angriffe von Fremden oder im schlimmsten Fall sogar Hackern anzuwenden, die es gezielt auf bestimmte Daten abgesehen haben. Außerdem ist man im Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern dazu verpflichtet, personenbezogene und vertrauliche Daten richtig zu schützen. Wenn es um die Sicherheit bei der VoIP-Telefonie geht, sollte man sich an einen Fachbetrieb für Telefonanlagen in Münster wenden. Das Unternehmen hat eine jahrelange Erfahrung und das Wissen darüber, welche Hardware- und Softwarelösungen auf dem neuesten Stand der Technik sind. Denn neben der Einrichtung der Hardware zählt auch die Beratung darüber, welche Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden sollten.

Ein wichtiger Bestandteil zum Gewährleisten der IT-Sicherheit im Homeofice ist, die Verwendung privater Computer zu verbieten. Bei ihnen verliert das Unternehmen die Kontrolle über die getroffenen Sicherheitsvorkehrungen. Deswegen sollten zu Hause dieselben Geräte zum Einsatz kommen wie im Büro. Bei ihnen legt das Unternehmen selbst fest, welche Rechte der Nutzer hat, was das Installieren von Software oder das Aufrufen von Websites angeht.

Auch bei Speichermedien gilt eine besondere Vorsicht. Werden beispielsweise USB-Sticks auch in anderen als den beruflichen Geräten verwendet, besteht die Gefahr, dass die Speichermedien infiziert werden und einen Virus in das System des Unternehmens übertragen.

Cloudanwendungen können ebenfalls ein Sicherheitsproblem darstellen. Sie sind zwar praktisch, weil sie ein dezentrales Arbeiten unterstützen, doch viele Dienstleister erfüllen nicht alle Voraussetzungen, die im gewerblichen Umfeld erforderlich sind, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Hier gilt es entweder, auf spezielle Business-Lösungen auszuweichen oder auf den eigenen Servern für entsprechende Speichermöglichkeiten zu sorgen.

Nicht zuletzt geht auch von unsicheren Passwörtern eine Gefahr aus. Unternehmen sollten Richtlinien erarbeiten, die für die Mitarbeiter zwingend einzuhalten sind, wenn Sie Passwörter erstellen. Diese sollten eine minimale Länge sowie die Verwendung von Sonderzeichen beinhalten. Daneben lässt sich mit sicheren Authentifizierungsprogrammen eine zusätzliche Hürde erstellen, um Unbefugten den Zugriff zu passwortgeschützten Anwendungen und Bereichen der Computer zu erschweren. Dabei muss die Regel "Ein Passwort, eine Anwendung" gelten. Sie besagt, dass ein Passwort stets nur für einen Zweck verwendet darf. Die Passwörter für den Zugriff zum Computer, den E-Mail-Account, unterschiedliche Softwares und so weiter sollten allesamt unterschiedlich sein. Damit lässt sich verhindern, dass Hacker in mehrere Bereiche eindringen können, wenn sie in den Besitz eines Passwortes gelangt sind.

Viele Unternehmen sind in diesem Bereich in die Corona-Pandemie hineingestolpert. Sie waren nicht darauf vorbereitet, für das richtige IT-Security Mindset im Homeoffice zu sorgen. Der Fachbetrieb für Telefonanlagen in Münster hilft dabei, diese Herausforderung zu meistern.

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