Karriere
Die digitale Personalakte: Vorteile und Möglichkeiten im HR-Management

Umwelt- und budgetschädigende Ausdrucke sind Vergangenheit. Das digitale Zeitalter schafft neue Möglichkeiten in der Personalverwaltung und im Personalmanagement. Mittels einer hochfunktionalen Software mit individuell verteilbarer Zugriffsberechtigung können Unternehmen den Zeit- und Kostenaufwand ihrer Personalabteilung nachhaltig und umgehend senken.

Freitag, 01.03.2019, 11:11 Uhr aktualisiert: 01.03.2019, 11:14 Uhr
Karriere: Die digitale Personalakte: Vorteile und Möglichkeiten im HR-Management
Auch Personalkaten können online effizienter verwaltet werden. Foto: Pixabay.com / niekverlaan

Handschriftliche Stundenzettel vs. Digitale Personalverwaltung 

Das Aufkommen an Druckerzeugnissen und handschriftlich angefertigten Belegen ist in Unternehmen ohne digitales Personalmanagement enorm. Schon eine kleine Veränderung im Leben eines Mitarbeiters, so zum Beispiel die Heirat mit einhergehender Namensänderung, erfordern eine vollständige Überarbeitung der Personalakte. Wer die Vorteile der Digitalisierung nutzt, kann diese Änderungen mit wenigen Klicks vornehmen und die Stammdaten seiner Mitarbeiter einfach und sicher online verwalten. Auch Stundenzettel, Abrechnungen im Print oder Notizen zu Mitarbeitern gehören nach Umrüstung auf die digitale Personalakte der Vergangenheit an. Dabei werden alle Ressourcen gespart und mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben geschaffen. Die Umstellung auf das digitale Personalmanagement erfordert keinen hohen Kostenaufwand, da die grundlegende technische Ausstattung im Unternehmen bereits vorhanden ist. Angeschafft wird eine Software, in die alle Stammdaten eingepflegt und nach ihrer Übertragung verwaltet werden.

Die Vorteile der Digitalisierung im Personalmanagement im Überblick

Die Einpflegung von Mitarbeiterdaten in handschriftliche Akten kostet viel Zeit. Im Endeffekt ist es keine Seltenheit, dass wichtige Daten bei Bedarf gesucht werden oder Veränderungen in der Belegschaft zeitaufwändig handschriftlich verfasst werden müssen. Der Zugriff auf sämtliche Stammdaten der Mitarbeiter ist nur am Ort ihrer Ablage möglich. Anders verhält es sich, wenn Unternehmen sich für eine digitale, an allen Orten verfügbare und über unterschiedliche mobile Endgeräte abrufbare Personalakten entscheiden. Die Bearbeitung und Verwaltung der Personaldaten lässt sich im digitalen Segment individuell in den Zugriffsberechtigungen einstellen, so dass die eigentliche Personalabteilung verkleinert und mit einem geringeren Aufwand geführt werden kann. Per E-Mail oder in Ordnerform von A nach B transportierte Akten entfallen vollständig, wodurch sich wiederum ein immenser Vorteil im Zeitkontingent ergibt. Ein ebenfalls nicht zu unterschätzender Vorteil der digitalen Personalakte beruft auf dem Datenschutz, der fehlerfreien Ausfertigung und der Vermeidung lückenhafter Stammdaten.

Zeit- und Kosteneinsparung durch Reduzierung des Verwaltungsaufwands 

Von der Stundenabrechnung über die Lohnbuchhaltung, von den Kerndaten der Belegschaft bis zur Einpflegung neuer Mitarbeiter bietet die Digitalisierung der Personalverwaltung Vorteile. Papierakten sind nicht nur teuer und umweltschädlich, sondern in ihrer Bearbeitung auch besonders aufwändig. Unternehmen die sich für eine digitale Transformation entscheiden, können ab dem Zeitpunkt der Einführung einer digitalen Personalakte alle Aufgaben sicher und einfach online realisieren . Der Return of Investment zahlt sich bereits nach einem kurzen Zeitraum von 18 Monaten aus, so dass die Wirtschaftlichkeit errechenbar und zum Anschaffungszeitpunkt erkennbar ist.

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