Di., 24.11.2015

Special Nichts dem Zufall überlassen - die perfekte Organisation einer Großveranstaltung

Special : Nichts dem Zufall überlassen - die perfekte Organisation einer Großveranstaltung

Foto: colourbox.de

Die Formen einer Großveranstaltung sind unterschiedlich und hängen stark vom Anlass ab. Ob es sich um Konferenzen, Tagungen, Sportveranstaltungen oder groß angelegte Weihnachtsfeiern handelt, eins haben sie gemein, sie müssen reibungslos ablaufen. Das bedeutet viel Planung im Vorfeld und stellt Sie schon zu Beginn vor ausschlaggebende Fragen.

Planung der Großveranstaltung

Für die Planung des Events müssen erst grundlegende Dinge, wie Besucherzahl, Veranstaltungstermin, Veranstaltungsort, geforderte Veranstaltungstechnik, Catering, Sicherheit, Personal- und Kostenplanung, festgelegt werden.

Bestimmen Sie ein Veranstaltungsmotto und konzentrieren sich dann auf die Suche nach den richtigen Räumlichkeiten sowie auf die Erstellung eines Programms. Dieses ist maßgebend für technische Anforderungen, wie Projektoren, Mikrofone, Lautsprecher und Musik oder eine besondere Beleuchtung. Eventuell muss eine Bühne vorhanden sein.

Stellen Sie am besten ein Organisationsteam zusammen, denn eine Person allein kann nicht alles übernehmen.

Haben Sie an alles gedacht? - Der Eventplaner

Erstellen Sie einen Eventplaner, der alle Zeitpläne und Checklisten enthält. Mustervorlagen gibt es im Internet oder sind in entsprechender Fachliteratur zu finden. Beschreiben Sie die Vorbereitungen, legen Sie einen Zeitplan mit allen Vorlaufzeiten fest und bestimmen Sie die Ansprechpartner. Ist Pressearbeit nötig und wie soll die Kommunikation gestaltet werden? Halten Sie Ihr Budget sowie Controlling im Auge und vergessen Sie nicht, dass Gebühren oder Versicherungsbeträge anfallen können. Wie sieht es mit der Veranstaltungslogistik aus? Besichtigen Sie den Veranstaltungsort und prüfen Sie die Größe, Ausstattung, Verfügbarkeit, Sicherheitsauflagen und Parkmöglichkeiten. Denken Sie daran, dass auch Raucher unter den Gästen sein werden. Prüfen Sie daher auch, ob und wo Ascher aufgestellt werden können und ob genügend Abfallsammler vorhanden sind. Aufgrund der Sicherheit ist es des Weiteren wichtig, dass die Ascher und Abfalleimer je nach Einsatzort den unterschiedlichen Regelungen entsprechen.

Seien Sie ein guter Gastgeber - Das Catering

Nicht nur gutes Essen und Trinken gehört zu jedem Fest dazu. Auch ein ausgezeichneter Service sorgt dafür, ob sich die Gäste wohl fühlen oder nicht. Ob nun Sekt oder Pils zur Begrüßung gereicht wird, ist nicht ausschlaggebend, wohl aber dass die Getränke gekühlt und in ausreichender Menge serviert werden. Lassen Sie Ihre Gäste nicht warten und sorgen Sie dafür, dass auch die Mahlzeiten warm und zügig serviert werden.



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