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So klappt die Zusammenarbeit in virtuellen Teams

Nicht nur hierzulande, sondern weltweit haben sich die Arbeitsabläufe in vielen Unternehmen während der vergangenen zwei Jahre radikal verändert. Mussten die Mitarbeiter früher noch jeden Morgen zur Arbeit fahren, können sich viele diesen Weg mittlerweile sparen. Denn seit Beginn der Corona-Pandemie arbeiten etliche Teams, die sich zuvor täglich persönlich begegnet sind, in virtuellen Teams zusammen. Wir möchten Ihnen in diesem Artikel verraten, was diese benötigen, um virtuell produktiv zusammenzuarbeiten und wie Unternehmen den Schutz von sensiblen Daten gewährleisten können.

Aschendorff Medien

Foto: Pexels

Was brauchen virtuelle Teams für die Zusammenarbeit?

Für die Arbeit innerhalb eines Teams aus dem Homeoffice benötigen die Mitarbeiter einen Computer oder einen Laptop sowie einen schnellen Internetanschluss. Dieser ist erforderlich, um sich mit den Kollegen in Video-Konferenzen zusammenzuschalten und gemeinsam zu arbeiten oder Dateien untereinander zu verschicken. Zudem spielt auch die Recherche im Internet in vielen Berufen, die aus dem Homeoffice ausgeübt werden können, eine wichtige Rolle, wofür eine schnelle Internetverbindung die Grundvoraussetzung darstellt.

Der Schutz von Daten

Für Unternehmen steht der Schutz sensibler Daten seit jeher an erster Stelle. Schließlich sollen möglichst keine Firmen-Interna nach außen gelangen. Aus diesem Grund war es in vielen Büros im Vorfeld der Corona-Pandemie nicht gestattet, eigene USB-Sticks an die Firmencomputer anzustecken. Doch im Homeoffice müssen die Mitarbeiter nun plötzlich jederzeit und überall dazu in der Lage sein, auf benötigte Dateien zuzugreifen. Denn andernfalls wären diese nicht dazu in der Lage, ihre Arbeit korrekt zu erledigen oder Projekte mit den Kollegen über das Internet gemeinsam voranzutreiben. Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen auf eine Cloud oder einen Server, worüber deren Mitarbeiter sich bei Bedarf sämtliche Dateien auf den heimischen Computer oder ein von dem Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Notebook herunterladen können. Allerdings raten Experten dazu, keine sensiblen Daten in der Cloud zu speichern und empfehlen stattdessen die Nutzung eines Datenraums. Datenräume zählen zu den sichersten Möglichkeiten für Unternehmen, mit denen diese ihren Mitarbeitern sensible Dokumente bereitstellen können. Bekommt man die möglichen Datenraumfunktionen erklärt, dann entscheiden sich nur die wenigsten Unternehmen für eine alternative Lösung zum Schutz ihrer sensiblen Daten.

Virtuelle Meetings und Video-Calls verstärken das Zusammengehörigkeitsgefühl

Früher sah man die Kollegen jeden Tag über einen Zeitraum von 8 Stunden oder länger im Büro und plötzlich sieht man diese gar nicht mehr. Das kann bei ohnehin schon introvertierten Mitarbeitern im schlechtesten Fall dazu führen, dass diese sich mit der Zeit komplett von den Kollegen entfernen und fortan im stillen Kämmerlein ihr eigenes Ding machen. Damit das nicht passiert, sollten Team- und Abteilungsleiter regelmäßige Meetings oder Video-Calls einberufen. So sind diese immer auf dem aktuellen Stand, was die Fortschritte der Mitarbeiter betrifft und diese bleiben auch im Homeoffice miteinander in Kontakt und sehen sich, wenn auch nur über die Webcam. Doch das kann bereits dazu beitragen, das Zusammengehörigkeitsgefühl innerhalb eines Teams im Homeoffice deutlich zu steigern.

Gemeinsam an Dateien arbeiten

Teams, die innerhalb eines Projekts zusammenarbeiten, müssen nicht nur viel kommunizieren, sondern auch dazu in der Lage sein, Dateien gemeinsam zu bearbeiten. Das geht unter anderem mit den kostenpflichtigen Microsoft Office-Programmen sowie auch über Google Drive. Teams, die dagegen gemeinsam an einer Webseite oder einer Software arbeiten, sind mit einem Versionsverwaltungssystem gut beraten. Dazu gehört unter anderem Subversion (kurz SVN), welches vor allem im Bereich der Softwareentwicklung eingesetzt wird. Hierfür wird zunächst ein Respository auf einem Server angelegt, von dem eine lokale Kopie auf dem eigenen Computer erstellt wird. Diese Kopie wird in der Folge regelmäßig aktualisiert, sodass sämtliche Teammitglieder jeden Tag da weitermachen können, wo die Kollegen am Tag zuvor aufgehört haben. Sämtliche Änderungen lassen sich im Anschluss daran für einen bestimmten Zeitraum auch einfach wieder rückgängig machen, sodass Versionen eines vorherigen Zeitpunkts jederzeit wiederhergestellt werden können.

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